«Интерком-Аудит» | Мнение наших экспертов | Отчетность без проволочек. Что может предпринять финансовый директор, чтобы при минимальных затратах существенно сократить сроки подготовки отчетности

Отчетность без проволочек. Что может предпринять финансовый директор, чтобы при минимальных затратах существенно сократить сроки подготовки отчетности

Отчетность без проволочек
Что может предпринять финансовый директор, чтобы при минимальных затратах существенно сократить сроки подготовки отчетности

Российское законодательство достаточно лояльно к компаниям, которые не представляют бухгалтерскую отчетность в срок.

Опоздание грозит предприятию штрафом в размере 50 рублей за каждый документ (ст. 126 Налогового кодекса РФ), а в худшем случае - должностным лицам компании придется расстаться с суммой от 300 до 500 рублей {ст. 15.6 Кодекса об административных правонарушениях).

Но последствия будут куда серьезнее, если речь идет об отчетности, составленной в соответствии с МСФО или US GAAP. Например, нарушение сроков представления отчетности может грозить компании делистингом акций. Неоднократное предупреждение о делистинге из-за несвоевременной сдачи отчетности получала компания Moscow CableCom. Причина -проблемы, возникшие при проведении возврата НДС и затрат на установку абонентского оборудования.

Не стоит забывать и о том, что отчетность, составленная с серьезным опозданием, теряет свою ценность для менеджмента. «Достоверность и своевременность - вот основные характеристики качественной отчетности, - говорит Евгений Мищук, финансовый директор УК «Пеноплэкс Холдинг». - Если эти требования не выполняются, руководству приходится полагаться на интуицию, опыт и просто на удачу, принимая значимые для компании решения».

Существует несколько простых рецептов, позволяющих максимально сократить сроки подготовки отчетности, не инвестируя значительные средства в реорганизацию системы управления и внедрение дорогостоящей информационной системы.

Составьте график и контролируйте его исполнение

Как правило, задача сокращения сроков подготовки отчетности особенно остро стоит перед теми компаниями, которые составляют отчетность по МСФО относительно недавно. В этот процесс вовлечена не только бухгалтерия, но и другие отделы. Для рядовых исполнителей требование руководства предоставить те ли иные данные в указанные сроки зачастую воспринимается как второстепенная задача. «У меня своей основной работы хватает, я просто не успеваю еще и непонятные таблицы заполнять» - такая позиция крайне распространена, особенно в удаленных филиалах. «Один из первых шагов на пути сокращения сроков подготовки отчетности- составление календаря сдачи отчетности на год: к каким датам, какие отчеты и какими подразделениями (исполнителями) должны быть подготовлены», - говорит Сергей Смирнов, финансовый менеджер проекта «НПО Таврида Электрик». Жесткий контроль со стороны руководства за исполнением сроков может принести ощутимый результат.

«Нам нужно было ускорить закрытие бухгалтерских книг в кратчайшее время. Как ни странно, административное воздействие управляющей компании на руководство предприятий холдинга дало впечатляющие результаты. Мы акцентировали внимание на том, что компании должны сокращать сроки подготовки. Было предложено несколько путей решения проблемы. Например, бухгалтерия установила более жесткие сроки перед поставщиками по представлению первичных документов, - рассказывает Александр Караваев, вице-президент по финансам ГК «АКАДО». - Важно также было изменить отношение бухгалтеров к своей работе. Мы стремимся уйти от привычки закрывать отчетность в авральном режиме в последний день. Нам нужен бухгалтерский учет, который планомерно ведется на протяжении всего отчетного периода. И именно с этим было достаточно много трудностей. Сейчас мы добились того, что операционные компании закрывают свои бухгалтерские книги на 20-й день после завершения отчетного периода».

Не следует забывать и о мотивации сотрудников, которые принимают участие в подготовке отчетности. «Первое, что мы сделали, закрепили в должностных обязанностях сотрудников коммерческой службы функцию сбора первичных документов, -рассказывает Сергей Шестаков, первый заместитель генерального директора группы компаний «Централ Партнершип». -Требование о необходимости представления первичных документов в установленные сроки мы включили в состав типового договора. К тому же отсутствие необходимых документов от наших контрагентов негативно сказывается на размере премии менеджеров».

В дополнение к системе мотивации в компании «Централ Партнершип» была реализована программа обучения для рядовых бухгалтеров основам МСФО. «Так они лучше понимают, как та или иная проводка, отраженная в соответствии с РСБУ, повлияет на отчетность по МСФО. К тому же для многих обучение - дополнительный стимул, который работает не хуже, чем денежная премия», - поясняет Сергей Шестаков.

Холдинги, имеющие большое количество подразделений, добиваются наибольшего эффекта в работе по сокращению сроков закрытия бухгалтерских книг благодаря разработке и внедрению единых правил учета внутри группы. Это сэкономит время на консолидацию данных. Если компания составляет отчетность по международным стандартам методом трансформации, нужно провести целый комплекс мероприятий, в том числе максимально сблизить учетные политики по РСБУ и по МСФО.

«Облегчит и ускорит процесс составления отчетности по МСФО стандартизация и унификация учетных систем, отчетных форм и корректировок. Дочерние предприятия нашей компании самостоятельно составляют отчетность по МСФО и выверяют внутригрупповые обороты в режиме онлайн. Большая часть консолидационных поправок рассчитывается автоматически. Результат - консолидированная отчетность в соответствии с МСФО в нашей группе

компаний составляется ежемесячно на 20-й день после окончания отчетного периода», - говорит Диляра Басырова, начальник отдела консолидации отчетности по МСФО компании «МХК «Еврохим».

Подготовка отчетности, в особенности отчетности по МСФО, - это лишь заполнение отчетных форм, что не требует наличия оригиналов всех первичных документов (актов, накладных, счетов-фактур от ваших контрагентов). Получить их можно позже. На момент формирования отчетности достаточно лишь заручиться подтверждением от ваших партнеров в том, что они такой документ подписали или готовы подписать нужной датой.

«Такой подход соответствует принципам МСФО, - считает Михаил Булушев, финансовый директор ИК «Нерль». - Например, для подготовки предварительной версии вполне можно полагаться на прогнозы. На практике это позволяет получать отчетность не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Если же действовать по традиционной схеме, уйдет дней 20».

Не обязательно внедрять дорогостоящую ERP-систему, чтобы сократить сроки подготовки отчетности, достаточно будет проанализировать процедуру ее формирования и автоматизировать однотипные рутинные операции. «В моей практике был случай, когда автоматизация передачи данных из системы «банк-клиент» в «1С:Предприятие 8.0» сэкономила около пяти рабочих дней. До этого все данные о платежах отдельно вводились в 1С, в «банк-клиент», да еще и дополнительно обрабатывались в Excel», -рассказывает Михаил Булушев.

Значительное время можно сэкономить при вводе данных из первичных документов. В случае если в актах или накладных содержится группа материалов, товаров, работ или услуг, то разнесением данных объектов учета по номенклатурам можно заняться уже после того, как отчетность составлена.

Если ситуация критическая, следует исключить любые работы, которые непосредственно на нее не влияют. К примеру, некоторые организации тратят время на проведение ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Сама по себе инвентаризация - процесс крайне важный, и по российскому бухгалтерскому законодательству она действительно должна проводиться ежегодно. Однако в экстренных случаях о ней можно забыть. Наиболее вероятным негативным последствием такой забывчивости может стать оговорка в аудиторском заключении.

Важный этап составления отчетности, который можно частично перенести на более поздние периоды, - составление внутренней документации компании. Речь идет о формировании огромного количества сопутствующих внутренних документов - бухгалтерских справок, приказов и распоряжений руководителя, устанавливающих нормы расходов, кадровых документов и т. п. Так, например, некоторые бухгалтеры ошибочно составляют приказы по нормативам расходов в организации каждый квартал или год, при этом достаточно принять их единовременно и изменять по мере необходимости

Тимур Унароков, ведущий консультант по налогам и сборам отдела бухгалтерского и налогового консалтинга BKR-Интерком-Аудит