Учет рабочего времени. Табель, процедура заполнения

Мнение наших экспертовУчет рабочего времени. Табель, процедура заполнения

Учет рабочего времени. Табель, процедура заполнения

Понятие «рабочего времени» Трудовой кодекс РФ раскрывает в статье 91, согласно которой это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

При этом нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Однако, для некоторых категорий лиц трудовое законодательство предусматривает сокращенную продолжительность рабочего времени:

• для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;
• для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;
• для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;
• для  работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, установленных частью первой статьи 92 ТК РФ для лиц соответствующего возраста.

Следует отметить, что в настоящее время Правительство РФ не установило порядок определения производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенный рабочий день, поэтому в данном случае необходимо руководствоваться Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, а также инструкцией по его применению, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20, что не противоречит нормам трудового законодательства, так как в соответствии со статьей 423 Трудового кодекса РФ впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов в соответствие с Трудовым кодексом РФ, нормативные акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ, применяются в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Согласно статьи 93 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Трудовым кодексом РФ установлена продолжительность ежедневной работы (смены) для определенных категорий лиц.

Так, в отношении работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет - 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - 7 часов; для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет - 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - 4 часов; для инвалидов - в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

• при 36-часовой рабочей неделе - 8 часов;
• при 30-часовой рабочей неделе и менее - 6 часов.

Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Документом для работодателя, служащим для ведения точного учета и контроля за отработанными днями работников служит табель учета рабочего времени. Более того, обязанность для ведения  учета рабочего времени установлена  статьей 91 ТК РФ.

Кроме этого, Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, являющимся основанием для начисления заработной платы работникам, а также документом, подтверждающим расходы на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Как показывает практика многие организации не ведут данный документ, или ведут его не обращая внимание на правильность его заполнения, или ведут по недействующей (устаревшей) форме. Все эти нарушения служат основаниями при проверке налоговым органом  для исключения из расходов средств, направленных на оплату труда из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, и, как следствие, доначисление налога на прибыли, штрафы, пени.

Таким образом, недооценивать важность данного документа нельзя.

Табель учета рабочего времени. Процедура заполнения

Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Данный документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

 Для его ведения руководитель организации назначает ответственное лицо приказом по организации. На указанных лиц возлагается обязанность по его ведению. Он составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Как правило, в небольших организациях такими лицами являются бухгалтер или работник по кадрам. В компаниях, где существуют структурные подразделения (отделы, департаменты) назначаются начальники соответствующих подразделений.

Табель заполняется в соответствии с распорядком рабочего дня, утвержденным правилами трудового распорядка и графиками работы.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Постановлением Госкомстата РФ утверждены 2 формы Табеля учета рабочего времени: Т-12 и Т-13.

Ежедневные затраты рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отражаются:

• в форме № Т-12 (графы 4, 6) – на двух строках;
• в форме № Т-13 (графа 4) – на четырех строках (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени. Все коды содержатся  в Табеле учета рабочего времени (форма № Т-12). Нижняя срока предназначена для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При этом, если возникает необходимость, то допустимо увеличивать количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Согласно рекомендациям по заполнению (Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г.) затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

В соответствии с указаниями по заполнению Табеля по форме № Т-13 следует обращать внимание на следующие моменты:

• при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
• при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

Законодатель предлагает две формы табеля для применения организациям. Так какую же форму надо применять в организации?

Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (компьютерный), то применяется форма №Т-13 или же раздел 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Кадровая служба и управление персоналом на предприятии №7, 2008 

Ольга Рогова, ведущий юрисконсульт юридического отдела BKR-Интерком-Аудит

		125124, г. Москва, 3-я ул.Ямского поля, дом 2, корпус 13, этаж 7 +7 (495) 937-34-51 info@intercom-audit.ru